パソコン会計　法人編　～パソコン記帳で経営改善を～

記帳－日常の取引の記録

　企業では一定の期間（ふつう1年か半年）にどれだけ利益をあげたかを計算し、また、現金、預金、土地、建物、製品などを所有している物の内容を明らかにして、経営方法を検討したり、今後の方針を決めます。
　また、事業を営んでいる場合、年に一回、税務申告をしなければなりませんが（法人は決算日から2ケ月以内）申告には揖益計算書・貸借対照表等を記載した決算書を添付しなければなりません。
　貸借対照表（B／S）は資産・負債・資本の金額をあつめて作られる表で、決算日現在の財政状態を示すもの。揖益計算書（P／L）は企業の経営成績を明らかにするために収益・費用の金額を集めて作られる表です。
　では、貸借対照表・揖益計算書を作るためにはどうするのでしょうか。
　会社では毎日の取引を金銭出納帳、銀行帳、売掛・買掛帳などにつけていますが、この日常の取引を貸方・借方という二つの内容に分けて記入します（原因と結果）。これを仕訳といいます。この仕訳をするためには、振替伝票を作成し総勘定元帳に振替記入をして計算をし、事業年度の最後の日に当期純損益を計算し、財政状態を明らかにします。
　パソコン会計では振替伝票を作成しないで、金銭出納帳や銀行帳から直接仕訳の入力をする事が出来ます。入力をすれば自動的に振替と計算、元帳への転記がされ、1ケ月の入力が終わればその月の試算表をすぐに作成することが出来ます。また年度の終わりには総勘定元帳を作成、揖益計算書・貸借対照表、決算書も自動的に作成することが出来ます。

会計ソフトは迅速な意志決定の道具

　最近とみにいわれることが、「経営のスピード化」です。これは経営にかかわる意志決定、つまり経営者の判断の早い遅いが事業の成否を左右するという意味でつかわれています。新規事業への参入、新規設備の導入はもちろん、日常的な取引、金融機関との関係でも迅速な対応が求められています。そうしたことを可能にするのが正確で早い情報、とくに自社の経営状況の把握です。そのためには試算表や資金繰り表などの会計資料が、早く正確に手に入らなければなりません。そこで注目されるのがパソコンを使った「パソコン会計」です。
　これまでの手作業の会計業務は、原始記録（請求書・領収書・当座勘定表など）－金銭出納帳、銀行帳、売掛帳など仕訳帳－総勘定元帳－試算表－決算となります。それぞれの帳票の間（－で表しています）には転記、計算という作業が必要です。この時間を大幅に短縮したのが「パソコン会計」です。
　パソコンを使えば、この転記・計算はパソコンがおこない、これまでの3分の1、4分の1の時間で経理業務をおこなうことができます。

パソコン会計に必要なもの

　それではパソコン会計に必要なものは何でしょうか。もちろんパソコンですが、それと会計ソフト、そして人間です。パソコンを導入すればすべてうまくいくという訳ではありません。まず経理の知識があり、パソコンの操作ができる人が必要です。多くの事業所でパソコンがほこりをかぶった状態になっている原因は、人の問題を軽視しているからです。
　では経理の知識はどの程度必要か、これはこれまでおこなってきた経理業務の点検から始まります。①自社で試算表まで作成していた、②現金出納帳、売掛帳は組合や税理士に依頼していた、③現金、売掛、経費などおもな帳面はつけているが、一部は組合、税理士に記帳を依頼している、④ほとんど帳面はつけていない、この4つのうち①②は比較的スムーズに「パソコン会計」に移行することができます。③は複式簿記の振替ができる人であれば可能です。④は経理の基本を学習する必要があります。

会計ソフトの選び方

　次に会計ソフトです。これもピンからキリまで、1万円前後から数百万円まであります。ではどういう基準で選択するか、一応の目安は、①入力しやすいもの、②入力方法が伝票式と帳簿式2つあるもの、③出力帳票が豊富で、プリンターの設定が容易なもの、④価格が安いもの、です。①はもっとも重要で、入力でつまづくと、せっかくの導入計画が水泡と帰してしまいます。入力のしやすさには、スピードはもちろん、勘定科目や補助科目のコード体系もおおきく関係してきます。②は振替伝票に慣れた人であれば伝票入力方式だけでもいいのですが、初めて「パソコン会計」をする人にとって、これまでの手作業で慣れている帳簿方式でも入力できるものが良いでしょう。③は欲しい資料がすぐに出るかどうかです。合計残高試算表などはどのソフトでも出ますが、その他の資金繰り表や予算実績比較表、経営分析の諸表など、「欲しいもの」を明確に選んでください。また、プリンターの出力がうまくいかないということも多いので、この点も確認が必要です。④は当然ふところ具合との相談ですが、事業の規模に見合った、しかも将来の拡張も視野に入れて選んでください。高機能、大規模なものは導入時には必要ありません。めどとしては5万円以内というところです。

手作業からパソコンへの移行

ステップ１　勘定科目、補助科目を設定する

　パソコンと会計ソフトを用意し準備はOK。まずは会計ソフトをインストール（パソコンに取り組む作業）。10分ほどで完了し、ユーザー登録のはがきを記入投函。これをしておかないと問合せやバージョンアップ（ソフトの更新）が受けられない。
　インストール後最初にするのは、勘定科目の設定だ。すでにあらかたの科目は設定されているので、２、３の科目を新規に設定するだけで終わった。補助科目では、普通預金、当座預金を銀行ごとに、売掛、買掛を取引先ごとに設定。これで補助元帳もばっちり。

ステップ２　前期の残高を入力する

　前期の決算書を見ながら、資産、負債、資本の各科日ごとに開始残高を入力。貸借が合わなければ警告してくれるので、間違いがすぐにわかる。補助科目も入力。借入金も補助科目をたてたほうがわかり易いことに気が付き設定することにした。

ステップ３　仕訳を入力する

　ためしに１カ月分の伝票を入力。現金出納帳、預金は通帳から直接入力した。売掛と買掛は請求書を見ながら入力。入力画面は振替伝票方式と帳簿方式のふたつあるが、これまで振替伝票を手で書いていたこともあって、伝票方式で入力することに。手作業であればまる２日間かかったものが３時間あまりで終了。

ステップ４　月（日、週）ごとに締めて残高を確認し、修正

　入力後残高を確認。画面上で元帳を見ることができ、確認は簡単だ。当然売掛や買掛は補助元帳を画面で確認できる。取引が多い当座預金は補助科目ごとにプリンターに出力し確認。修正がただちに画面に反映されるので、検算の必要がなく大幅にスピードアップできる。

ステップ５　試算表を作成する

　修正後、試算表をプリンターに出力。貸借対照表、揖益計算表、製造原価報告書がたちまち出てくる。手作業で悪戦苦闘したあの日々はなんだったんだろうか。こんなことなら早くパソコン会計にすればよかったと後悔。試算表を見て、売上の割に利益が少ないことがわかった。経費関係を見直すことにした。このソフトでは予算・実績の管理や損益分岐点などの資料も出るらしい。なれればそのへんも手をつけよう。いずれにしても会計のスピードアップが経営のスピードアップにつながりそうだ。